なぜパソコン会計なのか？
ＩＴ革命という言葉ですら既に昔に感じられるほど、私たちの生活は劇的に変化をしています。
会社の業務も例外ではありませんから、経営者のみなさまが自社の財務、経理にインターネット、パソコンを活用しようと考えるのは当然の事で、既に多くの中小企業でパソコン会計が導入されています。
パソコンを上手に活用すれば、経理の作業時間は半分以下にはなるはずです。
そうなれば、月次の試算表が早く完成する、経理部門の人件費が下がる、キャッシュフロー計画や予算管理などが簡単にできるはずです。
しかし、実際に経営者のみなさまが期待する成果は上がっているでしょうか？
パソコン会計導入の目的を明確に
パソコン会計が普及する前には簿記の原則に従った「 伝票会計 」が主流でした。
取引を振替伝票に起票し、元帳に転記し、集計して試算表を作成する、あるいはそれを会計事務所に依頼するというやり方です。
その後、パソコン会計が導入されると、取引をパソコンに入力しさえすれば、元帳の転記、試算表の作成は自動で計算してくれる段階になります。
入力されたデータを間違いなく集計するパソコンの特長を十分に活用しているともいえます。
しかし、この段階では経営者のみなさまが満足する成果はあまり期待できません。
経理社員が、パソコンに直接入力すれば必要ない振替伝票の作成を依然として続けている、パソコンを活用するためわざわざコンピューターに詳しい人を採用して人件費をかえって増加させている、パソコン会計を導入したがうまく軌道に乗らず活用できていない、などの理由が考えられます。
重要なのは、パソコン会計を導入した目的を明確にし、その目的を達成するために業務内容を見直すことです。
前月までの業績を一日でも早く確認して、これからの経営方針を決定する、経理部門の人件費を削減する、目的はさまざまですが、いずれにしても経理部門の効率化を図ることは会社の業績を向上させるために必要なことです。
経理にかかる費用はその大部分が人件費で、経営改善のところでもお話したとおり固定費ですから、適切なコントロールが必要ですね。
導入の目的は会社の規模で区分
中小企業といってもその業種や規模はさまざまです。パソコン会計導入の目的は、会社の規模によって次の３つに集約されます。（あくまで目安です）
（１） 小規模（年商2億円以下、従業員数10名以下の会社や個人事業者など）
（２） 中規模（年商10億円以下、従業員数30名以下の会社）
（３） 大規模（年商10億円超、従業員数30名超の会社）
（１） 小規模（年商2億円以下、従業員数10名以下の会社や個人事業者など）
小規模会社のパソコン会計導入の目的は、ズバリ経理部門の経費の削減です。
この範囲に含まれる会社の経理は、社長様本人や奥様などのご家族が行う場合がほとんどです。
このような会社であれば日常の経理業務以外の会計業務、決算、申告などは基本的に外部に委託するのが良いと思います。
これら一連の業務を行なうことができる社員を雇うと、社会保険料など含めて人件費は年間で300万円から500万円位はかかります。
税理士事務所などに委託すれば多くても年間100万円位ではないでしょうか。
人件費が3分の1以下に削減でき、しかもその業務内容は専門分野ですから当然に保証されます。
しかし、その委託費をさらに削減するために、自社でパソコン会計を独自に始めることはお勧めしません。
パソコン会計のソフトは、そもそも簿記や経理がわかっている人を前提に作られています。
経理をよくわかっていないアルバイトの人などに慣れない作業をしてもらっても、時間は余計にかかるし、正しい処理が行われているかもわかりません。
私は公的機関の新規開業者を対象とした記帳指導もしておりますが、日々の経理処理は何とかなっても決算業務、申告書作成までしっかり出来る方は少ないです。
特に独自にパソコン会計を導入されている方は正しい指導を受けていませんから、開業間もない頃に登録した仕訳が間違っていても正しいと思ってそのまま使い続けていたりします。
開業時やパソコン会計導入時こそ税理士事務所のアドバイスを受ける価値は高いのです。
費用対効果を考えても、税理士事務所などの指導にしたがってパソコン会計を進めていくのがベターです。
それでも従来の伝票会計による記帳代行業務より、顧問料などの金額は確実に低く抑えることができるはずです。
（２） 中規模（年商10億円以下、従業員数30名以下の会社）
会社の規模もこの位になると、社長も毎月の業績が気になり始めます。
月次試算表で内容を早めに確認して、これからの方針を決定しなければなりません。
中規模会社のパソコン会計導入の目的は、経理のスピードアップによる時間の節約です。
小規模会社にはアウトソーシングをお勧めしていますが、全て外部に委託すると対応は遅くなります。
自社でのパソコン会計で月次試算表を翌月10日以内には完成させて、売掛金の回収状況を得意先別に確認したり、資金繰りの予定を立てたり、その月にやるべきことを経営方針として確定させたいものです。
ただし、パソコン会計をするためだけに経理社員を採用したりはしない方が良いでしょう。
仕事量が多くて大変ならば派遣社員を使ったり、提携している税理士事務所に作業の一部を頼むなどして対応しましょう。
会社と税理士事務所の会計ソフトが同じならばデータのやりとりはスムーズです。
なおかつ環境が整えばメールによるデータの送受信も可能です。
（３） 大規模（年商10億円超、従業員数30名超の会社）
この規模の会社になると、社長一人で会社の業績から資金繰りまで全てをみるのはかなりきつくなります。
中小企業とはいえ、この段階であれば正社員の財務担当者が必要になってきます。
パソコン入力などのルーチン作業は派遣社員やアルバイトにシフトして、経理の本来の仕事である資金繰りや予算実績管理などに時間をかけていきましょう。
大規模会社のパソコン会計導入の目的は、資金繰りや予算実績管理を行うための前提手段として活用することです。
会社の事業計画や予算をしっかり確認して、運転資金や設備投資の状況を経営者である社長に報告し、目標達成のために問題点や改善すべき事項まで提案することが必要になってきます。
